JIRA - First Steps

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Was ist JIRA und wozu wird es verwendet?

JIRA ist eine webbasierte Plattform zur Projekt- und Aufgabenverwaltung.
Vor allem im Rahmen der Datenkooperation mit dem Bundesarchiv wird JIRA zur Administration der Aufnahmen von Filmwerken aus BASYS3 Film genutzt. In Bezug auf die ZDB dient es dem Bugreporting sowie der Klärung von technischen Problemen.

Diese Aufgabenfelder sind in zwei Projekten verzeichnet, die sich in der Projektübersicht aufrufen lassen.

1. Datenkooperation BA-DIF (BADIFKOOP)
2. ZDB-Issues und –Bugreporting (ZDB)

Aufbau der JIRA-Tickets

Im Projekt Datenkooperation BA-DIF befinden sich die sogenannten Aufnahmen, umgangssprachlich JIRA-Tickets genannt.
Diese entsprechen jeweils einem mit „Aufnahme“ versehenen FW-Datensatz aus der BArch BASYS3.

Hier sind Titel des Filmwerks die BA-Filmwerk-ID, Die BA-Filmwerk-UUID, den Matching-Bearbeiter und das Matching-Datum und ein Beschreibungs-Feld enthalten,
in welchem die Matching-Kommentare verzeichnet sind. Außerdem gibt es eine Möglichkeit zum Eintragen von Labeln.
Diese dienen zur Markierung und Übersicht. Durch Klicken auf eines der Stichwörter lässt sich eine Übersicht aller Tickets mit eben diesem Label aufrufen. Die Tickets können den verschiedenen Bearbeitern unter dem Menüpunkt „Zuweisen" mit "Mir zuweisen" bzw. "Zugewiesene Person“ zugeordnet werden.
Eine Beobachtung des Tickets ist ebenfalls möglich. Eine Löschung kann nur durch den Projektleiter vorgenommen werden (siehe Label “Löschen“).
In der Sidebar lässt sich eine Übersicht über die eigenen bearbeiten, nicht bearbeiten und die allgemein noch offenen Vorgänge aufrufen.

Bearbeitung von JIRA-Tickets

Soll ein neues Filmwerk aus der BASYS3 in der ZDB aufgenommen werden wird dies zuerst in JIRA unter „meine offenen Vorgänge“ oder „Meine noch nicht bearbeiteten Vorgänge“ aufgerufen. Dann wird die BA-Film-ID kopiert und im Abgleich der BASYS3 gesucht. Wenn sich ein Exemplar unter dem Filmwerk befindet kann das Filmwerk aufgenommen werden. Das gilt auch dann, wenn es nach einer Titelsuche in der BASYS3 Platzhalterdatensätze für einen Filmwerkeintrag gibt, unter welchem keine Exemplare angebunden sind.

Empfohlen wird folgender Workflow: ZDB

1. Anlegen des Filmwerks in der ZDB
2. Kopieren der neu generierten ZDB-UID und dem BASYS3-Datensatz (und ggf. weiteren Datensätzen, die sich aus der Titelsuche ergeben haben) in BASYS3 einfügen.
3. Im JIRA-Ticket auf „Aufnahme starten“ und „bearbeiten“ klicken.
4. Nun wird die ZDB-UID in das dafür vorgesehene Feld des Tickets eingetragen. Achtung hierbei! Die Aufnahme muss gestartet und auch wieder beendet werden. Sonst gilt der Arbeitsablauf nicht als abgeschlossen. Ein Bearbeiten ohne „Aufnahme starten“ ist zwar möglich, danach sollte das Ticket trotzdem noch einmal geöffnet und wieder geschlossen werden, um eine korrekte Anzeige im Programm zu gewährleisten. Ein offenes Ticket dient zur Kennzeichnung unvollendeter Arbeitsworkflows.

Handelt es sich bei dem aufgerufenen Filmwerk um einen Archivtitel, oder lassen sich mehrere Filmwerke mit Tickets in JIRA einem neu angelegten Filmwerk in der ZDB zuordnen, so werden Labels verwendet, um die Tickets dadurch zu gruppieren und zu kennzeichnen. Diese werden im Ticket unter „Label“ aus der Liste ausgewählt und dem Ticket zugefügt (siehe Labelliste JIRA).

Erstellen von JIRA-Tickets

Jeder neuen Aufnahme von der BASYS3 in die ZDB entspricht in JIRA ein "Ticket". Dessen Klassifizierung richtet sich nach den Umständen. Es wird zwischen Aufnahmen, Reihen und Aufgaben unterschieden. Die Aufgaben stellen eine Möglichkeit zur Kommunikation zwischen einzelnen Bearbeitern sowie dem DIF und dem BA dar. Im Folgenden soll eine Übersicht über die drei Tickettypen sowie deren Erstellung gegeben werden.

Erstellen von Aufnahmen

Wenn Filmwerke angelegt werden sollten, die noch nicht in JIRA enthalten sind kann durch das + in der Sidebar eine neue Aufnahme eröffnet werden.

Sie muss dabei den Konventionen der anderen JIRA-Tickets vollständig entsprechen. Der Titel des Tickets besteht aus Aufnahme von "TITEL" (BA-Filmwerk ID). Mehrere Titel (dazu zählen alle Titeltypen, die in der BArch BASYS3 angegeben werden und fett gedruckt sind (auch Periodika, Untertitel etc.)) werden durch ein _/_ voneinander getrennt. Nach Anlegen des Tickets muss dieses angeklickt und mit den restlichen Informationen gefüttert werden. Dazu zählen z.B. Matching-Bearbeiter, Matchingdatum etc. WICHTIG: DIE UU-ID wird nicht mehr eingetragen. Ein entsprechendes Feld dazu gibt es ab sofort nicht mehr!

Erstellen von Fragen

JIRA dient als direktes Kommunikations-Tool bei Rückfragen an den Kooperationspartner Deutsches Bundesarchiv. Hierzu ist der Vorgangstyp Frage gedacht.
Dabei wird auf das + in der Sidebar auf der linken Browserseite geklickt und ein neues Ticket geöffnet. Dann wird im Dropdown-Menü der Vorgangstyp "Frage" ausgewählt.
Im Feld "Zusammenfassung", welches für das Ticket als Überschrift fungiert, wird mit der allgemeinen Konvention für den Vorgangstyp "Frage" Frage zu ... eine Frage, welche das Problem möglichst genau umreißt, eingefügt.
Darauf folgt (wenn möglich) eine oder mehrere BA-IDs, auf welche sich die Frage bezieht.
Im freien Textfeld "Beschreibung" kann dann das Problem beschrieben werden. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Beschreibung möglichst verständlich und eventuell mit Beispielen versehen ist.
Das Einfügen von Links ist in diesem Feld möglich.
Sobald das Ticket erstellt wurde erscheint ein Pop-Up-Hinweis am rechten oberen Browserrand, welcher den Titel des neuen Tickets beinhaltet. Am besten ist es, diesen direkt anzuwählen (da er nach einigen Sekunden wieder verschwindet und so das neue Ticket zur weiteren Bearbeitung umständlich angewählt werden muss).
Ist das Ticket in der Großansicht geöffnet kann unter "zugewiesene Person" das FA4_bundesarchiv ausgewählt werden.

Erstellen von Aufgaben

Gibt es Aufgaben, Probleme oder Unklarheiten, welche während des Projekts anfallen, so lassen sich diese auch als JIRA-Tickets formulieren um sie dem BA zuzuweisen. Dabei wird wie beim Anlegen neuer Aufnahmen das + in der Sidebar angewählt und eine neue Aufgabe erstellt.
Es sollte eine eindeutige Überschrift für die Aufgabe gefunden werden. Eine genaue Beschreibung kann im dafür vorgesehenen "Beschreibung"-Feld gegeben werden. Wenn möglich sollte mindestens eine beispielhafte BA-ID innerhalb der Beschreibung aufgeführt werden. Nach Erstellen des Tickets kann dieses den betreffenden Bearbeitern direkt zugewiesen werden.

Erstellen von Reihen

Ebenso wie neue Aufgaben und Aufnahmen können jetzt auch Reihen als Vorgangstyp ausgewählt werden. Dabei wird wie beim Anlegen neuer Aufnahmen oder Aufgaben das + in der Sidebar angewählt und eine neue Reihe erstellt.


Es gilt jedoch einige Besonderheiten zu beachten:
Das Reihenticket wird momentan nur zur Aufnahme von Wochenschauen verwendet. Ist das Reihenticket angelegt, so wird es unbedingt mit der Reihen-UID befüllt. Dabei wird (wenn noch nicht vorhanden) der Reihentitel in der ZDB angelegt.



Ist das Reihenticket angelegt, so wird es unbedingt mit der Reihen-UID befüllt. Dabei wird (wenn noch nicht vorhanden) der Reihentitel in der ZDB angelegt. Diesem werden mehrere Filmwerke zugeordnet. Klickt man von einem Filmwerk aus auf den blau unterlegten Reihentitel, so öffnet sich die Reihenübersicht in der ZDB.


Nun kopiert man die UID aus der Adressleiste des Browsers.
Diese wird in das entsprechende Feld im Ticket eingetragen. In das Kommentarfeld folgt folgender, festgelegter Satz, in welchem die Reihen-UID in die URL eingefügt werden kann:

Da bisher noch keine Reihenwerke in der ZDB angelegt werden, ist hier unter ZDB-UID die UID des Reihentitels abgelegt. Die Reihe kann über https://www.filmportal-zdb.de/difdb/zf/ui/disp_fw.php?key=ft&uid=[HIER REIHEN-UID EINFÜGEN] eingesehen werden.

Ebenso wie der Bearbeiter der Reihe.
Die Anzahl der aufgenommenen Filmwerke wird nach Beenden der Reihe nachgetragen. Die genaue Anzahl der Folgen innerhalb der Reihe kann bei den Wochenschauen im Aufnahmeprotokoll nachgesehen werden.
Das fertige Aufnahmeprotokoll wird dem Ticket angehangen. Dieses wird bitte NICHT innerhalb von JIRA gepflegt sondern erst nach Fertigstellung dem Ticket hinzugefügt. Außerdem können auch Rechercheunterlagen sowie das Style sheet hochgeladen werden. Schließlich wird das Ticket noch mit dem Schlagwort "Wochenschau" versehen.

Erstellen von 'Relevanz unklar' oder 'Zuordnung unklar'

Die Vorgangstypen Relevanz unklar und Zuordnung unklar werden nur in Sonderfällen benutzt. Diese Funktionen sollen KEIN ERSATZ FÜR DAS MATCHING-ANMERKUNGSFELD IN DER BASYS3 darstellen. Sie sollen zur Klärung von Sonderfällen und Problemen verwendet werden. Hier wird ebenfalls eine genaue Beschreibung des Problems im Ticket eingetragen und eine Beispiel-BA-UID angeführt.

ZDB-Issues und Bugreport in JIRA

Sollten sich technische Probleme ergeben, die es erfordern mit Detlev Balzer in Kontakt zu treten, so lässt sich dies ebenfalls über JIRA klären. Dazu wird das Projekt „ZDB-Issues und Bugreporting“ aufgerufen, eine neue Aufgabe unter „+ Erstellen“ hinzugefügt und dem entsprechenden Bearbeiter zugewiesen. Wenn diese in Arbeit / erledigt ist, taucht sie in der entsprechenden Spalte des Projektes auf.

JIRA-Labels

In einigen gesonderten Fällen ist es von Nöten, die JIRA-Tickets mit bestimmten Labels im Eingabefeld "Labels" zu kennzeichnen. Die verschiedenen Labels und ihre Verwendung findet man in der folgenden Liste:

Label	Verwendung
AVT	Wenn sich herausstellt, dass ein Filmwerk nur einen Archivtitel besitzt, dann wird dies in den JIRA-Labels vermerkt.
Regruppieren	Bei Filmwerken, denen mehrere, in JIRA verzeichnete BASYS3-Datensätze zugeordnet wurden, erhält die niedrigste BArch-BASYS3-ID das Label "Regruppieren". Das Ticket wird im weiteren Verlauf geöffnet und Michael Freiberg zur Bearbeitung zugewiesen.
Löschen	Bei Filmwerken, denen mehrere, in JIRA verzeichnete BASYS3-Datensätze zugeordnet wurden, werden alle Filmwerke bis auf jenes mit der niedrigsten BArch-BASYS3-ID mit dem Label "Löschen" versehen. Im weiteren Verlauf wird das Ticket geöffnet und Eric Schlegel zur Bearbeitung zugeordnet.
Wochenschau	Handelt es sich bei einem Filmwerk um eine Wochenschau oder aber um Wochenschaumaterial, wird das Ticket mit dem Label "Wochenschau" versehen.

JIRA-Filter

In der Suchleiste gibt es für die Nutzer die Möglichkeit, eine spezielle Suche innerhalb der JIRA-Projekte durchzuführen. Der Zugriff auf die Filter wird folgendermaßen erlangt:

1. In der linken Randleiste das Symbol Vorgänge und Filter anwählen:
   
   

2. Nun wird eine Auswahl der eigenen (manuell hinzugefügten) Filter im oberen Teil, sowie eine vorgefertigte Filterliste von JIRA im unteren Teil der Menüleiste angezeigt:

In der folgenden Liste werden die verschiedenen Filter und eine Beschreibung ihrer Ausgabe-Ergebnisse aufgeführt:

Filtername	Verwendung
✅ Von mir erledigte Vorgänge	TEXT
🌍 Noch anzulegende Wochenschauen	TEXT
🎞 Noch anzulegende Filmwerke (ohne Wochenschauen)	TEXT
🚩 Alle noch anzulegende Filmwerke	TEXT
🛒 Meine offenen Vorgänge	TEXT

Wie füge ich neue Filter in meiner Suchleiste hinzu?

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