Step by Step - Arbeiten mit ZDB und BArch BASYS3
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Step by Step - Arbeiten mit ZDB und BArch BASYS3
Die folgende Anleitung soll Schritt für Schritt durch den Workflow der Arbeit in ZDB und BArch BASYS3 führen und enthält Verlinkungen und Weiterleitungen zu nützlichen Tools und Artikeln.
Arbeit mit ZDB, BASYS3 und JIRA - Was ist was?
Im Kooperationsprojekt zwischen Bundesarchiv und dem DFF wird hauptsächlich mit diesen drei Elementen gearbeitet.
Die ZDB ist die DFF-interne Filmdatenbank, deren Einträge auf www.filmportal.de ausgegeben werden.
Ein prüfender Blick in das Frontend schadet beim Anlegen neuer Filmwerke daher nicht.
Bei der BArch BASYS3 handelt es sich um eine Kopie der Datenbank des Bundesarchivs in Berlin. Hier finden sich alle Filmwerke, die zum Zeitpunkt des Kopierens im Bundesarchiv vorhanden waren.
Dies ist die Arbeitsgrundlage für Matcher*innen und Filmograf*innen: Die Filme aus der BASYS3 werden von den Matcher*innen auf mögliche Zuordnungen bereits bestehender Filmwerke geprüft. Findet sich ein Film, so kann das Filmwerk mit der 32-stelligen ZDB-UID dem bestehenden Film in der ZDB zugeordnet werden. Mögliche Abweichungen und Ergänzungen werden von den Matcher*innen im Anmerkungsfeld (aufzurufen in der rechten Bildleiste nach Klick auf das Matchingergebnis) festgehalten. Auch hier gilt wieder: Ein Blick in das Anmerkungsfeld erspart dank fleißiger Recherche der Matcher*innen Mühe, Zeit und Arbeit.
JIRA dient als Organisationstool. Hier kann anhand von Vorgangstypen erkenntlich gemacht werden, welche Person gerade welches Filmwerk bearbeitet. Außerdem wird es als Plattform genutzt um mögliche Fragen, Unklarheiten sowie Probleme zu lösen. Mehr zur Benutzung von JIRA hier: JIRA - First Steps
Welche Informationen aus der BASYS3 brauche ich, um ein Filmwerk anzulegen und wo finde ich sie?
Die Datensätze in der BASYS3 scheinen auf den ersten Blick verwirrend. Mit ein bisschen Übung können jedoch schnell alle wichtigen Daten zum Filmwerk gefunden werden.
Wie lege ich einen Film an?
Am sinnvollsten ist es, beide Bildschirme und den Splitscreen-Modus (Windows-Taste und Pfeiltasten nach links oder rechts) zu nutzen. So können alle Fenster gleichzeitig offen sein und dies sorgt für einen besseren Überblick. Außerdem lohnt es sich, alle oft benutzen Seiten (neues Filmwerk ZDB, BArch BASYS3 Titelsuche, JIRA, sowie einschlägige Rechercheseiten wie ImdB und Co.) in der Lesezeichenleiste des Browsers gespeichert zu haben. So lässt sich effizienter arbeiten. Folgende Fenster sollten parallel geöffnet sein: JIRA, BArch BASYS3, ZDB (Neues Filmwerk erstellen).
Schritt 1: Das JIRA-Ticket
NEUERUNG: JIRA muss nicht mehr als Dokumentationstool verwendet werden. Der Nachweis geschieht über die Status-DB.
Bevor ein Film in der ZDB angelegt wird gilt es, den Arbeitsprozess mit dem dazugehörigen JIRA-Vorgangstyp (umgangssprachlich "JIRA-Ticket" genannt) zu beginnen. Ist der Film über Titelsuche oder BArch-BASYS3-ID in JIRA auffindbar oder stammt er aus der JIRA-Suche der noch nicht bearbeiteten Filmwerke, so wird das Ticket angeklickt und der Status auf Bearbeiten umgestellt. So ist gewährleistet, dass nicht mit mehreren Personen am gleichen Filmwerk gearbeitet wird. Ist der gewünschte Film nicht in JIRA vorhanden, soll aber aufgenommen werden (wenn beispielsweise Platzhalter in der ZDB vorhanden sind und die Information zum Film aus verlässlicher Quelle übernommen werden können), so wird ein neues Ticket erstellt und dieses im Anschluss geöffnet. Alles Wichtige zum Arbeiten mit JIRA hier: JIRA - First Steps.
Schritt 2: Die Titelsuche
Am Sinnvollsten ist es, markante Teile des Filmtitels oder aber den ganzen Filmtitel (bei mehreren Worten immer in Anführungszeichen) in der BASYS-Titelsuche eingeben. Den Filmtitel dann auch auch in der ZDB-Titelsuche eingeben um sicherzustellen, dass keine Doubletten angelegt werden.
Beispiel für eine Titelsuche in der BASYS3:
Als Beispiel dienen hier die Filme der Reihe "!ko-Buschmänner".
Die Auswahl markanter Worte oder Teile des Titels hilft hier, eine eingeschränktere Ausgabe in der BASYS3 zu erreichen.
Mit dem Wort Mörsers oder aber Mörser* oder den Worten "kleinen Mörsers" in Anführungszeichen kann im Textfeld der BASYS3 gesucht werden.
hier beschränkt sich beim Suchbegriff Mörsers auf lediglich sieben von neun, dem gesuchten Film eindeutig zuzuordnende Einträge.
Gibt man im Gegensatz dazu "!ko-Buschmänner" in die Suchmaske ein, so finden sich 155 Filmwerkseinträge der Reihe.
Schritt 3: Prüfen
Einträge in der BASYS3 prüfen. Ist es ein Filmwerksdatensatz mit angehangenem Exemplar oder ein Platzhalter mit Exemplar?
| Filmwerksdatensätze | Platzhalterdatensätze |
| Sie enthalten meist mehr als nur den Titel des Filmes. Sie sind in den BASYS-IDs unter der 100.000-er-Marke zu finden. Haben Filmwerksdatensätze keine Exemplarebene und lassen sich dazu auch keine Platzhalterdatensätze mit Exemplar finden, so sind diese Datensätze irrelevant und werden nicht in der ZDB aufgenommen. |
Platzhalterdatensätze sind Exemplare, die frei vom Filmwerksdatensatz in der BASYS auftauchen. Der Inhalt reicht nicht aus, um sie als Filmwerk anzulegen. Es muss hier das entsprechende FW mit externen Informationen (beispielsweise Filmlisten von Produktionsfirmen mit den Grundangaben zur eindeutigen Identifizierung) angelegt werden. Sollte sich dazu ein Filmwerksdatensatz finden (auch ohne Platzhalter), so kann ein neuer Eintrag in der ZDB vorgenommen werden. Hat ein Platzhalter kein Exemplar, so kann dieser, ebenso wie ein Filmwerksdatensatz ohne Exemplar (und ohne Platzhalter) auf irrelevant gematched werden. |
Schritt 4: Anlegen eines neuen Filmwerks mit Minimalangaben in der ZDB
Hier werden die Minimaldaten des Films eingetragen. Sollten die wichtigsten Daten vergessen werden, so erscheint ein Warnhinweis nach dem Drücken des “Prüfen”-Butten am unteren Bildschirmrand.
Die Filmwerk-Minimalangaben gliedern sich in 5 Abschnitte. Einige Felder sind Pflichtfelder, ohne welche das Filmwerk nicht gespeichert werden kann. Bei allen Feldern ist auf mögliche überflüssige Leerzeichen zu achten.
Pflichtfelder sind: Gattung, Jahr, Ordnungsdatum, Land, Titel und Region. Alle Angaben zu korrekten Schreibweisen von Ordnungsdaten, Farbe, Zeitangaben hier.
Die Maske gliedert sich in mehrere Abschnitte:
Besonderheiten
Im Folgenden findet sich eine Liste, in welcher die Besonderheiten beim Eintragen der Minimaldaten aufgeführt sind. Der Eintrag zum richtigen Einpflegen der Daten in die Maske der ZDB ist hier zu finden. Alle Abweichungen und Besonderheiten in dieser Liste:
| Feld | Besonderheit | Beispiel |
|---|---|---|
| Ext-IDs | DIF/ CG werden nicht ausgefüllt | |
| Gattung | Im Dropdown-Menü kann eine Auswahl der richtigen Gattungen getroffen werden. Eine Übersicht dazu hier. Nach dem Speichern der Minimaldaten kann die Gattung um die Suffixe und Präfixe ergänzt werden |
Kurz-Dokumentarfilm mit Spielhandlung |
| Jahr | Wenn eine genaue Jahresangabe nicht möglich ist kann im ersten Schritt ein beliebiges Jahr eingetragen werden, welches nach dem Speichern der Minimaldaten nachträglich bearbeitet werden und dann mit Fragezeichen versehen kann. Außerdem können, wenn sich die Produktion des Films von einem auf das andere Jahr ausdehnt die Möglichkeit dies auch im Jahr anzugeben |
19?? oder 196? |
| Ordnungsdatum | Das Ordnungsdatum wird nicht ausgegeben, sorgt aber für die chronologische Sortierung innerhalb der ZDB. Es dazu benutzt werden in Reihen oder Mehrteilern eine chronologische Sortierung zu erreichen. Angenommen es handelt sich um einen Mehrteiler, dessen Teile alle im Jahr 1970 produziert wurden, so kann mit den Tagen die Reihenfolge der einzelnen Teile bestimmt werden, damit die Ausgabe in der ZDB übersichtlicher wird. |
JJJJ-MM-TT 1970-00-01 > Teil I Der Gelbe Panzer 1970-00-02 > Teil II Der Gelbe Panzer 1970-00-03 > Teil III Der Gelbe Panzer |
| Dauer | Die Dauer kann anhand der Länge und des Formates ausgerechnet werden: bei 35mm wird die Länge in m durch 27,36 geteilt und ergibt die Dauer in min, bei 16mm durch 10,97. Siehe: Umrechnungsformeln hier |
|
| Land | Es ist möglich, mehr als ein Produktionsland anzugeben. Die Länderkürzel werden durch ein Leerzeichen getrennt. Die Liste der Länderkürzel findet sich hier. |
DD SU |
| Anmerkungen | Diese werden im Frontend nicht ausgegeben. Hier können beispielsweise Informationen wie Signaturen in Verzeichnissen oder Bemerkungen aus der BASYS3 eingetragen werden. |
NVA-Ausbildungsfilm A 235 |
| Titel | Beim Eintragen des Titels muss auf die Abtrennung von Artikeln geachtet werden. Diese werden mit einem _ vom Rest des Titels abgetrennt. Außerdem ist die Kontrolle auf überschüssige Leerzeichen hier sowie in allen anderen Feldern zu beachten. |
Der _Schuh des Manitu |
| Titeltyp | Wenn es sich um einen anderen Titel als einen Originaltitel handelt, so kann dies hier angegeben werden. Ein Original- oder Archivtitel müssen jedoch angegeben werden. Ein Überblick über die verschiedenen Manifestationen hier |
|
| Kennzeichen | Bei DDR-Zensur wird nach Absprache mit dem Bundesarchiv auch bei anderen Angaben NUR das A-Protokoll angegeben. Bei B-, C-, D-Protokollen etc. handelt es sich um weitere Prüfungen desselben Filmes. Wenn unterschiedliche Prüfnummern angegeben werden, so werden nach dem Speichern der Minimalangaben die weiteren Prüfungen eingetragen. |
Sind alle Angaben in die Minimaldaten-Maske eingetragen kann auf “Prüfen” geklickt werden. Sollten Angaben in ihrer Schreibweise fehlerhaft oder Pflichtfelder nicht ausgefüllt sein, so erscheint im oberen linken Bildteil der Maske eine rote Fehlermeldung. Die Fehler können korrigiert werden. Daraufhin kann der Datensatz erneut geprüft oder direkt gespeichert werden.
Schritt 5: Filmwerk-Basisdaten bearbeiten
Wenn im unteren Abschnitt der Filmwerk-Basisdaten bei Manifestation auf "Bearbeiten" geklickt wird, öffnet sich folgende Maske und es können dem Datensatz
weitere Titel, Reihen- oder Gesamttitel, Prüfungen oder Zensuren sowie Aufführungen hinzugefügt werden:
Jetzt können Änderungen an Gattung, Jahr und Manifestation vorgenommen werden.
Von dieser Maske aus können weitere, ausfüllende Zusatzinformationen eingetragen werden:
| Credits/Ereignisse/Manifestation | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Personen-Credits | Hier kann der Stab zugefügt werden. Es wird die Person, welche dem Stab des Films zugefügt werden soll mit “Nachname, Vorname” im Suchfeld gesucht. Die Person kann nun ausgewählt und im Dropdown-Menü mit der passenden Tätigkeit versehen werden. Eine Liste mit Tätigkeiten und den dazugehörigen Nummern zum Eingeben in das Dropdown-Menü als Schnellzugriff liegt [hier]. Ist die Person nicht in der Liste zu finden oder kann eine der Personen aus der Liste dem/der Gesuchten nicht eindeutig zugeordnet werden, so muss eine neue Person angelegt werden. Informationen dazu hier. | Berben, Iris |
| Körperschaften-Credits | Körperschaften funktionieren in ihrer Zuordnung ebenso wie Personen-Credits. Informationen zum Anlegen neuer Körperschaften hier | |
| Dreharbeiten | Dreharbeiten werden in ihrer Schreibweise wie das Ordnungsdatum angegeben. Wenn es sich um einen Zeitraum handelt, so werden Anfangs- und Enddatum der Dreharbeiten durch zwei Bindestriche getrennt. Alles Weitere zu Dreharbeiten hier. | 2018-08-28--2018-08-31 |
| Auszeichnungen | In den Auszeichnungen wird die Ausgabe der Veranstaltung nicht mitgeführt. Das Verleihungsjahr (angegeben wie im Ordnungsdatum und wenn möglich mit Datum der Preisverleihung) reicht als Aussage. Weitere Informationen hier. | 83. Militärfilmfest Oberursel > Militärfilmfest Oberursel |
| Manifestation bearbeiten | Im Bearbeiten-Feld der Manifestation lassen sich zusätzliche Titel eintragen, Reihenzuordnungen und Titel anlegen (mehr dazu hier) sowie Zensurergebnisse eintragen. Welche Zensur/Prüfung eingetragen wird hier. Achtung: Zum Löschen der Felder bitte XX eintragen und speichern. Außerdem: Keine Panik, sollte ein hinzugefügter Reihentitel nicht direkt erscheinen. Dazu einfach den “Ansicht aktualisieren”-Button rechts oben klicken und der Reihentitel wird angezeigt. Wichtig: Fehler im Titel können passieren. Diese müssen allerdings über “Manifestation bearbeiten” behoben werden. Der ID-Titel wird NIEMALS angepasst. Es dürfen an ihm KEINE ÄNDERUNGEN vorgenommen werden. Dies geschieht automatisch. |
Hinweis: Angaben zu Material und Inhalt werden nicht befüllt.
Schritt 6: Status-DB
In der Status-DB wird der Bearbeiter des Filmwerks im Feld Anm (DIF) eingetragen, sowie die Größe des Datensatzes (wir unterscheiden hier in mini, midi und maxi), und woher die Informationen für das Filmwerk stammen. Sollten externe Links als Quelle herangezogen werden, so können diese ebenfalls in der Status-DB unter Ext Quelle angegeben und wenn nötig auch kommentiert werden. Die Signatur im Feld Anm (DIF) ist folgendermaßen aufgebaut:
Persönliches ZDB-Kürzel / Größe des Datensatzes (mini/midi/maxi) / Quelle: BArch BASYS3. Weitere Quellen werden mit einem Komma getrennt. Literatur wird wissenschaftlich zitiert.
Achtung! Wird ein bereits in der ZDB vorhandenes Filmwerk durch Informationen aus der BASYS ergänzt, so fällt bei der Quelle "BASYS3" weg.
Beispiel: (+)jj/mini/Quelle: BArch.
Wenn aus Versehen ein Film ohne Exemplar angelegt wird, so gilt die oben genannte Regel des Weglassens von "BASYS3" ebenfalls.
Wenn ein bestehender ZDB Eintrag bearbeitet wird, sollte dies entsprechend dokumentiert werden. Hierzu wird ein ergänzender Eintrag in der Status DB notiert. Dieser beinhaltet das aktuelle Datum, das Bearbeiterkürzel sowie die Quelle.
Handelt es sich bei der Quelle um einen Internetlink, kann dieser als externe Quelle angegeben werden.
Hinweis: Bei kleineren Korrekturen (Leerzeichen löschen bzw. hinzufügen, Groß- und Kleinschreibung von Einheiten, Artikel abtrennen etc.), muss kein Eintrag in der Status DB geführt werden.
Welchen Film lege ich an?
Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:
| Konvolute | JIRA |
| Film-Konvolute können aus SQL-Abfragen oder Recherchematerialien resultieren. In Absprache mit dem Team können diese selbstständig erstellt und bearbeitet werden. Über die Titelsuche in der BASYS3 können die Filmwerke der Konvolute abgefragt werden. Sind diese dort vorhanden und noch nicht zugeordnet, so können diese als neues Filmwerk in der ZDB angelegt werden. |
Das Organisations-Tool JIRA dient, wie weiter oben bereits beschrieben, dazu, eine Übersicht über den zu bearbeitenden Filmbestand zu geben. Dort kann nach noch nicht bearbeiteten Filmen gesucht werden, wenn diese aus vorhergehenden Projektzyklen hier eingeführt wurden. |
Was tun bei schlechter Datenlage?
Ein Blick in die einschlägigen Portale und Datenbanken ist immer zu empfehlen, wenn das Gefühl aufkommt, dass eigentlich mehr oder bessere Informationen zum Filmwerk vorhanden sein könnten, als sie in der BASYS3 zu finden sind. Hierzu eine Liste hifreicher Seiten:
| Link | Beschreibung |
| IMDb | |
| Murnaustiftung | |
| Datenbank Dokumentarfilmgeschichte | |
| Freiwillige Selbstkontrolle online (FSK) | oder die FSK-Datenbank auf unserem Server |
| Crew United | |
| DEFA-Stifung | |
| IWF-Portal | Filme aus Technik, Architektur, Chemie, Informatik, Mathematik, und Physik |
| Fernsehserien.de | |
| Fernsehen der DDR |
